Functiebeschrijving Vrijwilligers

roll-the-diceVersie: januari 2017

1. Inleiding

2. Spelavonden & spelzondagen
2.1 Krattenrijder
2.2 Opbouwhulp/afbouwhulp
2.3 Barhulp
2.4 Jeugdbegeleider
2.5 Dagverantwoordelijke

3. Evenementen
3.1 Demoër voor speldemonstraties
3.2 Toernooi judge

4. Commissies
4.1 Evenementencommissie
4.2 Bordspeladviescommissie
4.3 Websitecommissie
4.4 Kascommissie

5. Bestuur
5.1 Algemene bestuurstaken
5.2 Voorzitter
5.3 Secretaris
5.4 Penningmeester
5.5 Overige bestuurstaken
5.6 Commissievoorzitter
5.7 Aftreedschema

6. Vergoedingen
6.1 Geldelijke vergoedingen
6.2 Spelvergoedingen
6.3 Vrijwilligersavond

7. Aanmeldformulier
8. Aanwezigheid vrijwilligers

1. Inleiding

Alle functies bij Roll The Dice betreffen vrijwilligersfuncties. In dit document beschrijven we de verschillende functies die er zijn, welke taken daar bij horen en wat daar tegen over staat.

Wil je aanvullende informatie, bespreek dit dan met een van de huidige bestuursleden.

Alle functies staan onderstaand apart beschreven. Om praktische redenen is het echter vaak handig om functies te combineren. Voor de invulling van de genoemde functies zullen we daarom veelal ook zoeken naar mensen die een aantal van deze combinaties kunnen en willen uitvoeren.

Het bestuur zal alle leden in de gelegenheid stellen zich voor genoemde vrijwilligerstaken aan te melden. Ook nieuwe leden zullen op de mogelijkheid worden gewezen zich ook op deze manier in te kunnen zetten. Het bestuur zal op basis van deze aanmeldingen vrijwilligers selecteren en persoonlijk benaderen om voor een bepaalde functie (of functies) deel uit te gaan maken van deze “vrijwilligerspool”

Het bestuur zal ook taken waarvoor mensen in de vrijwilligerspool zijn opgenomen onder de vrijwilligers verdelen en voor een zo evenredig mogelijke inzet van deze vrijwilligers waken. Dit, waar mogelijk, in onderling overleg met die vrijwilligers.

Mocht je ooit zijn ingedeeld als vrijwilliger en onverhoopt je dienst voor een spelavond of -middag niet kunnen doen, dan verwachten we dat je je een week daarvoor afmeldt via info@rollthedice.nl. Zodra je bericht terug hebt ontvangen dat wij je afmelding hebben ontvangen mag je er vanuit gaan dat de “dagverantwoordelijke” (zie 2.5) op zoek gaat naar iemand die jouw dienst kan overnemen.

Mocht je als vrijwilliger deel uitmaken van een commissies (of bestuur) en je functie neer willen leggen, overleg dit dan met de voorzitter van je commissie/bestuur. Doe dit ruim (meer dan een maand) van te voren zodat goede afspraken gemaakt kunnen worden over het afronden van lopende werkzaamheden en het overdragen van taken naar ander commissie-/bestuursleden.

Naar boven

2. Spelavonden & spelzondagen

Elke tweede zaterdag van de maand (uitzonderingen daargelaten) heeft Roll The Dice een spelavond voor volwassenen. Op de vrijdag voor de spelavond voor de volwassenen heeft Roll The Dice haar spelavond voor jeugd van 10 t/m 16 jaar. In totaal dus 12×2 spelavonden.

Daarnaast houden we spelzondagen, voor zowel volwassenen als jeugd, maar ook jongere kinderen. Deze organiseren we op elke vierde zondag van de maand enkel in de periode tussen de spellenbeurzen Spiel en Zuiderspel. Totaal ongeveer 5 spelzondagen.

Op deze spelavonden en -middagen kunnen we een aantal verschillende vrijwilligersfuncties onderscheiden.

Naar boven

2.1 Krattenrijder

De spellen van Roll The Dice worden niet opgeslagen op de locatie waar we spelen, maar in een opslagunit van Shurgard in Veldhoven. Voor elke spelavond en -zondag moeten de kratten met spellen dus worden opgehaald en na afloop ook weer worden weggebracht.

De spellen worden een half uur voor de speelavond op de speellocatie verwacht (ongeveer 18:30 voor de spelavonden of 10:30 voor de spelzondagen). Na afloop worden ze direct retour gebracht (dus na de spelavonden voor volwassenen om omstreeks 02:15 uur en de spelzondagen om omstreeks 18:15 uur).

Op dit moment wordt het vervoer van de kratten voor de jeugd- en volwassenenavond gecombineerd. Dus op vrijdag rond 18.00 uur worden ze opgehaald, vrijdag rond 23.15 uur worden ze van de MFA naar De Nieuwe Band gebracht en op zondag om 02.00 uur worden ze terug naar Shurgard gebracht.

Het halen en retour brengen van de kratten gebeurd bij voorkeur met 2 personen/auto’s, waarvan 1 bestuurslid, in verband met het beheer van de toegangscode en een sleutel van Shurgard.

Taak:

  • 7 à 8 (of meer) Plastic kratten met spellen (afmeting 60x40x40 cm) met eigen vervoer vervoeren van en/of naar Shurgard en de speellocatie.
  • Spellen uit de kratten op de speellocatie mee uitpakken of inpakken.

Voor de jeugdavonden op vrijdagavond, zal deze functie waar mogelijk worden gecombineerd met de functie opbouwhulp (zie 2.2), jeugdbegeleider (zie 2.4) en afbouwhulp (zie 2.2)

Aangezien de kratten met spellen voor de spelavond voor volwassenen enkel retour moeten worden gebracht naar de opslag, zal deze functie waar mogelijk worden gecombineerd met die van “afbouwhulp” (zie 2.2).

Naar boven

2.2 Opbouwhulp/afbouwhulp

Vanaf een half uur voor elke spelavond of spelmiddag moet de locatie worden klaar gezet en na afloop moet deze worden opgeruimd en teruggebracht in de originele staat.

Het op- en afbouwen gebeurt met 2 à 3 personen.

Taken opbouw algemeen:

  • Tafels en stoelen klaarzetten
  • Spellen uitpakken

Taken afbouw algemeen:

  • Spellen inpakken (zodat krattenrijders z.s.m. kunnen vertrekken)
  • Tafels en stoelen terugzetten
  • Speelruimtes en garderobe controleren (op gevallen spelonderdelen en/of achtergelaten spullen)

Aanvullende taken afbouw, specifiek voor locatie De Nieuwe Band:

  • Vuilniszakken vervangen en volle vuilniszakken in container deponeren
  • Stofzuigen
  • Ramen sluiten
  • Toiletten controleren

Deze functie zal voor de jeugdspelavonden waar mogelijk worden gecombineerd met de functie jeugdbegeleider (zie 2.4).

Naar boven

2.3 Barhulp

De barhulp is tijdens (een gedeelte van) de avond beschikbaar om andere leden te voorzien van drankjes en versnaperingen. Daarnaast neemt hij/zij andere barfuncties waar zoals het innen van entreegelden en het innemen en uitlenen van spellen aan leden.

Deze functie is enkel van toepassing op de locatie De Nieuwe Band.

Het is mogelijk dat iemand een hele avond bardienst doet, of desgewenst slechts een halve avond (van 6:45 tot 22:30 uur of van 22:30 uur tot 2:15 uur).

Voor de bardienst zijn de gehele avond op elk moment 3 personen gewenst, waarvan 1 bestuurslid. We willen de eerste speeltafel bij de bar vrijhouden voor het bestuurslid met bardienst. Zodoende is voor leden en gasten voor bar zaken steeds een duidelijk aanspreekpunt vlakbij de bar aanwezig (indien er niemand achter de bar aanwezig is). Andere mensen met bardienst worden geacht, als ze niet achter de bar aanwezig zijn, in de speelzaal met de bar te spelen, met direct zicht op de bar, en bartaken op zich te nemen gedurende hun dienst.

Taken algemeen:

  • Inruimen koelkast voor aanvang
  • Koffie & thee zetten
  • Entreegeld innen
  • Ontvangen nieuwe gasten/spelers
  • Verkopen van drank en versnaperingen
  • Klaar maken versnaperingen (tosti’s, worstenbroodjes, etc) op speelzondagen
  • Rondbrengen zoutjes op de speeltafels
  • Aanvullen drankvoorraad in de koelkast
  • Spellen uitlenen en bijbehorende administratie bijwerken
  • Uitgeleende spellen innemen en bijbehorende administratie bijwerken
  • Afwassen
  • Koelkast leegmaken na afloop
  • Inventaris opmaken van de voorraad op m.b.v. het voorraadformulier

N.B. taken als inruimen koelkast en koffie & thee zetten worden ook al voor aanvang gedaan zodat dit klaar staat voor de spelavond of -dag. Taken als afwassen en koelkast opruimen daarentegen worden gestart vlak voor het einde van de spelavond of -dag, zodat na afloop daarvan zo snel mogelijk alle werkzaamheden afgerond zijn.

De barhulpdienst wordt door 1 van de bestuursleden gecombineerd met de taken van dagverantwoordelijke (zie 2.5) voor die speldag of spelavond en de daarbij behorende taken zoals b.v. het opmaken van de kas en het afsluiten van het gebouw.

Naar boven

2.4 Jeugdbegeleider

Aangezien het niet de bedoeling is dat ouders gedurende de jeugdspelavond ter plaatse blijven, zijn er tijdens de jeugdavonden jeugdbegeleiders om de kinderen te helpen met de speluitleg en overige zaken.

Op elke jeugdavond willen we ongeveer 4 à 5 begeleiders inzetten.

Taken:

  • Entreegeld innen
  • Jeugdleden begeleiden (zodat ze een leuke avond hebben)
  • Spellen uitleggen
  • Spellen uitlenen en bijbehorende administratie bijwerken
  • Uitgeleende spellen innemen en bijbehorende administratie bijwerken

2.5 Dagverantwoordelijke

Eén van de bestuursleden is op een spelmiddag of -avond aangesteld als de dagverantwoordelijke. De dagverantwoordelijke is het aanspreekpunt voor andere vrijwilligers die die middag of avond actief zijn en regelt een aantal aanvullende zaken die op elke spelavond of -middag moeten gebeuren (of zorgt er voor dat deze in zijn naam worden gedaan).

Taken:

  • Opent en sluit het gebouw (enkel van toepassing bij “De Nieuwe Band”)
  • Aanspreekpunt voor andere vrijwilligers
  • Coördineert de inzet van de diverse vrijwilligers voor die middag of avond
  • Regelt tijdig vervanging als een vrijwilliger zich heeft af gemeld voor zijn/haar dienst.
  • Maakt aan het einde van de middag of avond de kas op (en betaalt rekeningen)
  • Bezorgt voorraadformulier bij degene die de inkopen doet

Deze functie zal op de jeugdavonden waar mogelijk worden gecombineerd met die van krattenrijder (zie 2.1) en jeugdbegeleider (zie 2.4). Op de volwassenen speelavonden en speel zondagen zal ze waar mogelijk worden gecombineerd met de taak van barhulp (zie 2.3).

Naar boven

3. Evenementen

Roll The Dice is regelmatig betrokken bij verschillende evenementen. Deze vallen hoofdzakelijk uiteen in twee groepen.

Enerzijds geeft Roll The Dice regelmatig (8 à 10 keer per jaar) spellendemo’s. De ene keer op verzoek van derden, b.v. een speluitgever of distributeur, waar we dan spellen demonstreren van die partij. Een andere keer op verzoek bij een vereniging/bedrijf of andere organisatie of op initiatief van Roll The Dice zelf om b.v. onze vereniging of het spelen van bordspellen te promoten. Dit kan dan zijn bij een bedrijf of andere organisatie in huis of op een markt of braderie. Hiervoor worden dan vaak spellen uit de Roll The Dice speelotheek gebruikt.

Anderzijds zijn we als Roll The Dice regelmatig (2 tot 5 keer per jaar) betrokken bij speltoernooien zoals het NK bordspellen of toernooien voor een specifiek spel. De ene keer op initiatief van Roll The Dice zelf, een andere keer op verzoek van een uitgever of andere derde partij.

Veel van de werkzaamheden voor dergelijke evenementen worden door leden van de evenementencommissie voorbereid en ook tijdens het evenement zelf uitgevoerd. Maar daarnaast kunnen we voor dit soort evenementen extra hulp gebruiken in de vorm van de twee onderstaande vrijwilligers functies.

Naar boven

3.1 Demoër voor speldemonstraties

Een demoër legt spellen uit tijdens het evenement (bv. een beurs, markt, braderie, spelavond in een bedrijf of voor een vereniging etc). Hij kan dit doen namens Roll The Dice of voor een derde partij die aan Roll The Dice gevraagd heeft om demoërs te leveren.

Taken:

  • Zelf vooraf de te demonstreren spellen leren
  • Op een representatieve manier Roll The Dice en de partij in wiens naam de demo wordt gegeven vertegenwoordigen.
  • Proactief potentiële belangstellenden benaderen, enthousiast maken en adviseren (bv. omtrent hun spelkeuze)
  • Spellen tijdens een evenement uitleggen (in de regel NIET zelf mee spelen)
  • Te demonstreren spellen en eventueel ook speelruimte vooraf opzetten en achteraf weer opruimen

Naar boven

3.2 Toernooi judge

De Roll The Dice evenementencommissie organiseert verschillende toernooien op eigen initiatief of op verzoek van derden. Om deze in goede banen te kunnen leiden maken we gebruik van zogenaamde Toernooi judges.Tijdens een toernooi moeten een heleboel praktische zaken worden gedaan en bijgehouden. Zo moeten er tijdens de speelrondes mensen beschikbaar zijn die vragen van spelers kunnen beantwoorden, een besluit kunnen nemen wanneer spelers het ergens over oneens zijn, scores verwerken, zo nodig het wedstrijdschema aanpassen, de prijzen op tafel uitstallen, etc.

Taken:

  • De toernooiadministratie bijhouden (inschrijvingen van spelers afhandelen, scores registreren, ranking van deelnemers of teams bepalen, tafelindelingen maken, etc.)
  • Zelf voorafgaande aan het toernooi de spellen leren (tot in het kleinste detail)
  • Toernooilocatie prepareren (tafels en stoelen klaarzetten e.d.), bijhouden en opruimen.
  • Spullen mee klaar zetten voor het toernooi (b.v. spellen op zetten, tafelnummers plaatsen etc.)
  • Tijdens de speelrondes snel en correct antwoord weten te geven op vragen van spelers aangaande spelregelvragen e.d.
  • Prijsuitreiking mee verzorgen
  • Toernooilocatie en gebruikte spullen na het toernooi mee opruimen

Naar boven

4. Commissies

Een aantal werkintensieve taken heeft het Roll The Dice bestuur gedelegeerd aan gespecialiseerde commissies. Zodoende kan de werklast eenvoudiger worden verdeeld en kunnen aanvullende vrijwilligers bij het uitvoeren van die taken worden betrokken die er bijzonder goed in zijn en gemotiveerd zijn zich op deze manier aanvullend voor Roll The Dice in te zetten.

De commissieleden maken voor een langere periode (langer dan een jaar) deel uit van een commissie. De commissievoorzitter bepaalt in overleg met het bestuur of uitbreiding of inkrimping van de commissie gewenst is, op basis van de werklast. De voorzitter van elke commissie is een bestuurslid. Daarmee is de terugkoppeling van elke commissie naar het bestuur eenvoudig in te bouwen als deel van het reguliere bestuur overleg.

Momenteel kent Roll The Dice drie commissies.

Naar boven

4.1 Evenementencommissie

De evenementencommissie verzorgt de organisatie van alle evenementen die Roll The Dice organiseert of waar Roll The Dice aan deelneemt, zoals al beschreven is onder 3. Evenementen. Zoals onder 3.1 en 3.2 beschreven, wordt bij de uitvoering vaak een beroep gedaan op aanvullende vrijwilligers. De taken van het commissielid beslaan echter niet enkel de zaken tijdens het evenement, maar juist ook veelal taken daaraan voorafgaand of daaropvolgend. Hoewel deze taken per evenement vaak verschillen kunnen ze onderstaande taken bevatten.

Commissielidtaken:

  • Neemt deel aan het periodieke overleg tussen de evenementencommissieleden.
  • Opleiden & trainen van demoërs en judges
  • Is eindverantwoordelijke voor een aantal evenementen en is proactief om daarvoor alles tijdig georganiseerd te krijgen. Taken die hier onder andere onder vallen zijn:
    • Reserveren van lokaties
    • Draaiboek voor het evenement maken
    • Contact onderhouden met de opdrachtgever aangaande zijn wensen met betrekking tot de uitvoering van het evenement
    • Materialen regelen (spellen, laptop, beamer, printer, speeltafels, kraam etc.)
    • Zorgen voor promotie van het evenement (eventueel via derden)
    • Inschrijvingen en vragen van deelnemers afhandelen
    • Toernooischema opstellen
    • Vrijwilligers regelen (demoërs en judges)
    • Tijdens het evenement aansturen en begeleiden demoërs/judges
    • Na het evenement communicatie naar opdrachtgever, pers, website etc.
    • Via de commissie terugkoppeling geven over het verloop en de organisatie van het evenement aan het Roll The Dice bestuur.

Naar boven

4.2 Bordspeladviescommissie

De bordspeladviescommissie houdt zich bezig met de inhoud van de Roll The Dice Speelotheek (de spellencollectie).  Ze adviseert het bestuur aangaande welke spellen naar hun mening moeten worden toegevoegd aan de collectie en welke er uit zouden mogen verdwijnen. Daarnaast is ze tevens actief in het verwerven van spellen voor de speelotheek via sponsoren of inkoop (na goedkeuring bestuur). Ook zorgt zij voor het maken van recensies van spellen voor plaatsing op de Roll The Dice website.

Commissie lid taken:

  • Neemt deel aan het periodieke overleg tussen de bordspeladviescommissieleden
  • Is proactief in het bijhouden van nieuwe spel releases en test ze waar mogelijk
  • Houd contact met de Roll The Dice achterban aangaande hun wensen voor aanvullingen aan de speelotheek
  • Adviseert over te verwerven nieuwe spellen voor de Roll The Dice spellencollectie
  • Benaderd sponsoren (Nederlandse en buitenlandse) voor het verwerven van nieuwe spellen (in overleg met de commissievoorzitter)
  • Schrijft spelrecensies voor plaatsing op de website (totaal tientallen per jaar, te verdelen over alle bordspeladviescommissieleden).
  • Adviseert voor het jaarlijks opschonen van de speelotheek

Naar boven

4.3 Websitecommissie

De websitecommissie is verantwoordelijk voor zowel de technische kant van de website (dat de laatste softwareversie geïnstalleerd is, etc.) als ook voor het regelmatig plaatsen en leveren van content voor de website.

Taken:

  • Website onderhoud uitvoeren (software updates, paginaindeling en opmaak, etc)
  • Reviewen aangeboden artikelen en deze klaar maken voor publicatie op de website
  • Zelf opstellen van webcontent (artikelen/verslagen, foto’s, agenda, etc.)
  • Plaatsing van website content beheren
  • Het beheren van het Roll The Dice BoardGameGeek account en de daaraan gekoppelde webpublicaties (agenda, spelassortiment etc.)

Naar boven

4.4 Kascommissie

De kascommissie komt na elk boekjaar bij elkaar samen met de penningmeester om een kascontrole van Roll The Dice te doen. Bestuur van Roll The Dice is uitgesloten van zitting in de kascommissie. De kascommissie bestaat uit 2 leden.

Taken:

  • Jaarlijkse controle van de boekhouding van Roll The Dice
  • Schriftelijk verslag hiervan uitbrengen, wat wordt voorgelegd aan de ALV

Naar boven

5. Bestuur

De bestuursleden van Roll The Dice worden door de Algemene Leden Vergaderig (ALV) gekozen uit de leden van Roll The Dice voor een periode van 3 jaar. Het Roll The Dice bestuur is zowel een actief uitvoerend bestuur als een bestuur wat ook beleidsbepalend werk doet. En dit alles om de doelstellingen waarvoor de de vereniging is opgericht, zo goed mogelijk uit te voeren.

Dit betekent dat de bestuursleden enerzijds werkzaamheden uitvoeren behorende bij bestuursfuncties en/of commissiefuncties, maar ook dat ze als bestuurslid hun bijdrage leveren aan het het opstellen van beleidsvoorstellen, die de verenigingsdoelen helpen na te streven. De door het bestuur opgestelde beleidsvoorstellen worden voorgedragen op de jaarlijkse ALV en na goedkeuring, draagt het bestuur zorg voor de uitvoering daarvan.

Het Roll The Dice bestuur bestaat uit de functies voorzitter, secretaris en penningmeester, aangevuld met een tweetal “algemene” bestuursleden. Alle bestuursleden, ook de algemene, hebben specifieke taken toebedeeld gekregen, hieronder nader beschreven onder de punten voorzitter, secretaris, penningmeester en overige bestuur taken.

Naast de specifieke taken zijn er echter ook een aantal algemene taken die voor elk bestuurslid gelden. Daarnaast zijn een aantal bestuursleden nog commissievoorzitter, een functie die aanvullende taken met zich mee brengt.

Naar boven

5.1 Algemene bestuur taken

Algemene taken voor alle bestuursleden:

  • Bijwonen bestuursvergadering
  • Bewaken van de continuïteit van de vereniging
  • Beleidsvoorstellen maken
  • Door ALV goedgekeurd beleid uitvoeren
  • Werven van vrijwilligers voor diverse vrijwilligersfuncties
  • Controlerende taak van diverse Roll The Dice commissies
  • Sleutelbeheerder Shurgard (en daarmee ook Krattenrijder)
  • Per toerbeurt dagverantwoordelijke op Roll The Dice spelavonden en/of middagen
  • Bijstaan bij jaarlijkse opschoning van de spellencollectie
  • Proactief en representatief de vereniging vertegenwoordigen en haar doelstellingen uitdragen zowel intern als ook extern.

Naar boven

5.2 Voorzitter

De voorzitter is het gezicht van de vereniging en moet tevens het interne overleg leiden op bestuursvergadering en Algemene Leden Vergaderingen.

Taken:

  • Fungeren als het eerste aanspreekpunt van de vereniging voor zowel externe partijen en personen als ook leden.
  • Contacten leggen en onderhouden met externe partijen en personen
  • Voorzitten van bestuursvergaderingen en de ALV

Naar boven

5.3 Secretaris

De secretaris is het eerst contactpunt van de vereniging. Alle mails, post en telefoonverkeer komen via de secretaris binnen en deze zorgt dat de informatie bij de juiste personen terecht komt. Verder verzorgt de secretaris de afhandeling van de meeste administratieve zaken van de vereniging.

Taken:

  • Ontvangst en verwerking van inkomende post en waar nodig distributie hiervan naar andere bestuursleden.
  • Agenda en verslagen maken en mailen van bestuursvergadering
  • Opstellen jaarkalender Roll The Dice
  • Verslag ALV-vergadering en opstellen activiteiten jaarverslag
  • Opstellen en versturen van interne mailingen aan Roll The Dice leden zoals brieven voor jaarlijkse contributie, inkoop acties voor leden, uitnodigingen jaarlijkse barbecue, mailing voor deelname aan (gezamenlijk) bezoek Spellenbeurzen etc.

Naar boven

5.4 Penningmeester

De penningmeester beheert de financiële aspecten van de vereniging.

Taken:

  • Bijhouden van de kas en het beheren van de bankrekeningen
  • Verzorgen van de kas tijdens de spelavonden en -middagen
  • Doen van betalingen (vergoedingen, declaraties, rekeningen etc.)
  • Innen van rekeningen (ledencontributie, betalingen door derden voor diensten geleverd door Roll The Dice etc.)
  • Verzorgen van de jaarcijfers en jaarbegroting (tijdens ALV)
  • Faciliteren jaarlijkse kascontrole door kascommissie (voorafgaand aan ALV)

Naar boven

5.5 Overige bestuurstaken

De drie eerder genoemde bestuursfuncties kennen elk hun specifieke taakstelling. Er zijn echter ook nog een aantal aanvullende bestuurstaken. Deze taken worden in onderling overleg binnen het bestuur, toebedeeld aan 1 van de 5 bestuursleden, gewoonlijk voor de duur van de benoeming van het bestuurslid, of worden door het bestuur in onderling overleg ad-hoc toebedeeld aan 1 van de bestuursleden.

Taken:

  • Beheer ledenadministratie (aan- en afmeldingen) inclusief het maken van de ledenpasjes
  • Het zijn van Commissievoorzitter van één of meerdere van de Roll The Dice commissies (zie 5.6)
  • Bewaken van een evenredige inzet van vrijwilligers in de vrijwilligerspool
  • Inkopen van de voorraad drank en snacks voor verkoop tijdens de spelavonden. Het bepalen van het assortiment (op basis van wensen van de leden) en bepalen/aanpassen van prijslijsten voor spelavonden en -dagen
  • Roll The Dice vertegenwoordiger binnen de contactgroep Denksportcentrum Veldhoven
  • Het beheren en werkend houden van het digitale spel uitleensysteem van Roll The Dice (i.s.m. de websitecommissie)
  • Zorgen voor reclamefolders en overig PR materiaal voor Roll The Dice, te gebruiken op evenementen en beurzen
  • Bestellen en beheren voorraad Roll The Dice poloshirts voor speldemoërs

Naar boven

5.6 Commissievoorzitter

Alle commissies hebben een voorzitter welke tevens bestuurslid is. De taken van de commissievoorzitter komen, ongeacht welke commissie het betreft, grotendeels overeen.

Taken:

  • Voorzitter van de commissievergaderingen
  • Eindverantwoordelijk voor werkzaamheden die door de commissie worden uitgevoerd
  • Bewaken van de voortgang van taken die door de commissie moeten worden uitgevoerd
  • Terugkoppeling naar het bestuur verzorgen aangaande de activiteiten en/of wensen van de commissie
  • Taakverdeling binnen de commissie bepalen (in overleg met de commissieleden)
  • Commissieleden begeleiden en waar nodig ondersteunen en begeleiden in het uitoefenen van hun taken
  • Langetermijnvisie van de commissie bepalen (in overleg met het bestuur en de commissieleden)
  • Commissieleden werven
  • Contactpersoon en aanspreekpunt namens de commissie voor zowel externe partijen waarmee wordt gewerkt als ook binnen Roll The Dice

Naar boven

5.7 Aftreedschema

Voor het bestuur is er een vast aftreedschema opgeteld. Een bestuurslid wordt voor drie jaar aangesteld en kan zich hierna weer herkozen worden tijdens de ALV.

Schema:

  • 2017 en 2020: Penningmeester en Algemeen bestuurslid II
  • 2018 en 2021: Secretaris en Algemeen bestuurslid I
  • 2019 en 2022: Voorzitter

Naar boven

6. Vergoedingen

Roll The Dice werkt uitsluitend met vrijwilligers. We gaan er ook vanuit dat alle werkzaamheden die door de leden van Roll The Dice en andere vrijwilligers worden uitgevoerd, door hen in de eerste plaats worden gedaan, omdat zij de bordspelhobby en de vereniging Roll The Dice een warm hart toe dragen. Alle vergoedingen zijn dan ook eerder symbolisch, omdat zij nooit de werkelijke waarde van een ieders inzet kunnen compenseren.

Binnen Roll The Dice kennen we een drietal soorten vergoedingen.

Naar boven

6.1 Geldelijke vergoedingen

Er vinden bij Roll The Dice  geen werkzaamheden tegen geldelijke vergoeding plaats.

Wel zijn er in bepaalde gevallen onkostenvergoedingen ingesteld voor gemaakte kosten (reiskostenvergoeding, etensvergoeding, e.d.). Dit geldt vooral wanneer de werkzaamheden worden gedaan in opdracht van een externe partij tijdens een evenement (zie 3), waarbij Roll The Dice deze kosten vergoed krijgt van die externe partij. De vrijwilliger krijgt echter zijn/haar vergoeding altijd direct van Roll The Dice en dient dus ook bij de penningmeester van Roll The Dice zijn/haar declaratie in. Informeer altijd vooraf of een eventuele vergoeding van kosten aan de orde is om misverstanden en teleurstelling achteraf te voorkomen.

Mogelijke geldelijke vergoedingen voor onkosten:

  • Reiskostenvergoeding; een vaste vergoeding per gereden km van thuis naar de locatie van het evenement.
  • Etensvergoeding. Voor eten en drinken wanneer men een dag op een evenement demonstreert of judge is (zie 3)

Naar boven

6.2 Spelvergoedingen

Voor hun inzet (vaak ruim een halve of hele dag) op evenementen voor externe partijen (zie 3) worden vrijwilligers soms beloond met een (nieuw) spel uit het assortiment van die externe partij.

Mogelijke spelvergoedingen:

  • Spel van de opdrachtgevende partij. Gewoonlijk uit het eigen assortiment van die partij. De aanvraag en levering geschied via Roll The Dice.

Naar boven

6.3 Vrijwilligersavond

Voor hen die zich op één of meerdere van de in dit document beschreven manieren hebben ingezet als vrijwilliger voor of bij Roll The Dice, organiseren we één vrijwilligersavond per jaar. Het doel is om op deze ludieke avond een gezellig samenzijn te organiseren als blijk van dank en waardering voor hen die Roll The Dice dat jaar hebben gesteund door hun inzet.

Uitgezonderd hiervan zijn mensen die al een vergoeding hebben ontvangen voor hun inzet zoals beschreven onder 6.2. Tenzij zij zich tevens op een andere wijze als vrijwilliger hebben ingezet waarbij zij daarvoor geen vergoeding hebben ontvangen.

Vergoeding/blijk van dank voor Roll The Dice vrijwilligers:

  • Jaarlijkse vrijwilligersavond

Naar boven


Naar boven